A través del portal del Departamento, las instituciones financieras tendrán acceso al sistema de inscripción de las viviendas existentes. La institución financiera será quien registre la residencia que el vendedor interese vender al momento de la aprobación del préstamo de financiamiento del comprador.

Para poder acceder el registro, las instituciones financieras deberán primero registrarse en la página del Departamento, proveyendo el nombre de la institución financiera, el número de licencia de la institución financiera, el nombre de la persona que se esté registrando, el número de teléfono y el correo electrónico. Estos datos deben coincidir con la lista que el Comisionado de Instituciones Financieras le provea al Departamento. Una vez la institución financiera se registre, se le proveerá un “username” y un “password” mediante el correo electrónico provisto por ésta.

El Departamento le exige a la institución financiera, que sólo podrá registrar la vivienda existente que sea objeto de la transacción, una vez le provea los siguientes documentos:

1. Nombre completo del vendedor y del comprador (incluyendo apellido paterno y materno)
2. Precio de venta de la propiedad a inscribirse
3. Número de catastro de la propiedad
4. Copia del contrato de compraventa debidamente cumplimentado y firmado por ambas partes
5. Fecha de aprobación del préstamo hipotecario

Una vez la institución financiera apruebe el préstamo hipotecario, registrará en el sistema del Departamento la vivienda existente. El Departamento le asignará un número único a la vivienda existente registrada y la institución imprimirá el certificado expedido por el Departamento, el cual tendrá una vigencia de 20 días.

La institución financiera tendrá 72 horas para registrar el cierre del préstamo, para lo cual deberá proveer la siguiente información:

1. Fecha de Otorgación
2. Números de Escritura

Si en este término no se registra el cierre, el certificado quedará automáticamente invalidado. El sistema permitirá registrar sólo 3,500 viviendas existentes.

Todas las instituciones deben registrar retroactivamente todos los certificados ya emitidos para crédito en Hacienda y deben cumplir con el término de los 23 días, contados a partir de la fecha de entrada en vigor de la ley (12 de Mayo de 2008)